Sobre Bayton Group
Bayton Group es una compañía líder en su sector, enfocada en brindar soluciones integrales a través de una amplia variedad de productos y servicios. Con un fuerte compromiso en ofrecer excelencia operativa, la empresa ha construido una sólida reputación en el mercado latinoamericano, destacándose por su innovación constante, su enfoque en el cliente y su capacidad de adaptarse a los cambios dinámicos del entorno empresarial.
Desafíos previos a implementar Intiza
Cuando Leticia Basseterre se incorporó a Bayton Group, hace ya casi nueve años, detectó una necesidad clara en el área de cobranzas. La gestión de clientes y deudas se realizaba de forma completamente manual, apoyándose en planillas de Excel y bases de Access creadas internamente. Aunque el equipo trabajaba con dedicación, la falta de una herramienta especializada hacía que la organización diaria de tareas, la planificación de contactos y el registro de interacciones resultaran procesos complejos y propensos a errores.
El esfuerzo por mantener registros actualizados y preparar la agenda de cada ejecutivo era enorme. Cada tarea debía anotarse manualmente, lo que aumentaba inevitablemente las probabilidades de omisiones o inconsistencias. Además, la generación de reportes y el análisis de indicadores se volvían tareas arduas, consumiendo tiempo que podría haberse destinado a acciones estratégicas.
La necesidad de evolucionar hacia un sistema que permitiera a los ejecutivos gestionar su trabajo de manera ordenada, ahorrar tiempo y obtener información precisa en tiempo real se volvió cada vez más evidente. Bayton Group entendió que, para seguir creciendo y optimizar su operación, debía incorporar tecnología que acompañara y potenciara el esfuerzo de su equipo.
"Tenemos unos indicadores de morosidad muy buenos, muy por encima de la media. Los porcentajes de Cobranzas que estamos teniendo son altos, el PMC lo venimos sosteniendo y mejorando ya hace varios años..."
Mejoras logradas con Intiza
La elección de Intiza marcó un antes y un después en la gestión de cobranzas de Bayton Group. Desde su implementación, el equipo pudo organizar su trabajo de manera mucho más eficiente: cada ejecutivo cuenta ahora con su agenda integrada en el sistema, permitiéndole ver qué clientes debe contactar, qué gestiones debe realizar y qué compromisos asumió cada cliente.
La automatización de comunicaciones, como el envío de estados de cuenta o reclamos de retenciones, agilizó enormemente los procesos, eliminando tareas manuales que antes requerían un tiempo considerable. Además, la emisión automática de recordatorios a partir de la facturación permitió acelerar el primer contacto con los clientes, optimizando el tratamiento de las cuentas por cobrar desde el inicio del ciclo de facturación.
Una de las mejoras más notorias fue la ampliación de la capacidad de gestión: con Intiza, cada ejecutivo puede manejar un mayor volumen de clientes de forma eficiente, sin descuidar la calidad del seguimiento. Esto no solo impactó en la operativa diaria, sino también en los resultados financieros: los porcentajes de cobranza alcanzaron niveles muy altos, con indicadores de morosidad muy por debajo del promedio del mercado.
Además, la implementación del sistema fortaleció la cohesión y el trabajo en equipo dentro del área de cobranzas. Gracias a la visibilidad compartida de la información y la unificación de criterios de comunicación, el equipo logró una dinámica de colaboración mucho más fluida y efectiva.
Indicadores de mejoras
- Reducción del plazo medio de cobro a 26 días, logrando adelantar el cobro de facturas no vencidas.
- Incremento X3 en la capacidad de gestión de clientes , optimizando el trabajo del equipo.
- Automatización de procesos clave , liberando tiempo para tareas estratégicas.
- Disminución de los tiempos en mora temprana , mejorando la eficiencia en la recuperación.
- Visión completa de la cartera , con acceso inmediato a la situación de todos los clientes.