Os 5 motivos para que as Cobranças atrasem

Neste artigo analisaremos os 5 motivos que geram atrasos nas cobranças aos clientes e apresentaremos recomendações do que fazer com cada uma.

1 – O cliente tenta atrasar o pagamento o máximo possível

Esta é a causa mais frequente no atraso de pagamento das cobranças. Os clientes sempre tentarão pagar o mais tarte possível já que isto ocorre com a saúde financeira dos seus próprios negócios: cobrar cedo e pagar mais tarde.

As desculpas são variadas: não recebeu a fatura (inclusive quando temos um recibo informado o contrário), que está esperando o pagamento de outro cliente, o pagamento já foi realizado e o banco está demorando para realizar o mesmo, etc.

Isto é mais grave ainda quando os seus serviços não são críticos para os seus clientes, ou se são facilmente substituídos.

Solução: Solicitar os pagamentos no mesmo dia do vencimento da fatura. Isto demonstra que é algo importante e que está sendo monitorado, pelo qual o cliente também te prioriza em pagar mais que aos seus fornecedores. Também deve monitorar aos compromissos realizados com o cliente. Por exemplo, se o cliente se compromete a pagar na próxima segunda-feira, deve-se verificar se o pagamento foi realizado e no caso de não ter sido pago, solicitar o pagamento do mesmo imediatamente. Tenha em conta que o maior interessado de que o pagamento seja realizado é você mesmo e se você não se preocupa com isso, por que o cliente se preocuparia?

2 – O cliente não tem o conhecimento sobre o pagamento

Alguns clientes recebem a fatura e a deixam de lado já que ainda resta tempo até o vencimento. Não programam nenhum lembrete para realizar o pagamento, e de fato esperam que você os relembre quando a data de vencimento se aproxime.

Outros clientes tem processos administrativos desordenados e a fatura pode ser perder no trabalho administrativo do cliente, não chegando as mãos de quem se ocupado de realizar os pagamentos aos fornecedores.

Em qualquer um dos casos, o pagamento não se realizará até que alguém avise o cliente sobre a pendência.

Solução: Enviar um lembrete uns dias antes do vencimento da fatura. Este lembrete deve ser em tom amigável e se apresentando como uma ajuda oferecida ao seu cliente como lembrete de pagamento.

3 – O cliente apresentou uma reclamação sobre a fatura

Quando o cliente recebe uma fatura que entende estar incorreta, este apresentará uma reclamação e aguardará por uma resposta sua. Até que a reclamação não tenha sido resolvida o cliente não realizará o pagamento.

As reclamações podem ser erros internos de alguma parte do processo na solicitação do pedido, entrega do pedido ou emissão de fatura.

Alguns exemplos; pode ser que a valor de preços esteja equivocado, foram faturados produtos/serviços com quantidades equivocadas, ou que algum dos produtos entregues estavam com defeito.

Solução: Responder rapidamente as reclamações, designando uma pessoa responsável em resolvê-las. Adicionalmente deve-se identificar as principais causas das reclamações por parte dos clientes e corrigir os processos internos da sua empresa para que não aconteçam novamente.

Ver artigo: Como tratar as reclamações de faturas por parte dos seus clientes?

4 – O cliente não recebeu a fatura ou a recebeu tarde demais

Algumas vezes é verdade que o cliente não recebeu a fatura, ou que a recebeu quando a data de vencimento estava muito próxima. Isto é algo que não pode falhar.

Solução: Revisar e corrigir os processos de emissão e envio de faturas.

5 – O cliente não tem capacidade ou vontade de pagar

Neste caso o problema está no início do processo, no momento da aprovação do crédito comercial ao cliente.

Chegada a esta situação não há muito o que fazer a não ser tomar as ações legais com o cliente, embora que algumas vezes o custo de avançar por esta via não justifique o valor total da fatura.

Solução: Implementar um sistema de análise de crédito dos clientes, e com base nele, definir para cada cliente as condições comerciais (valor e prazo) oferecidos. Isto é recomendável naqueles casos em que a inadimplência é significativa. Se você tiver baixas taxas de inadimplência (menor 0,5%), possivelmente não justifique ter o trabalho em passar cada cliente sobre um processo de análise de crédito.