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Como tratar as reclamações das faturas por parte dos seus clientes?

Como tratar as reclamações das faturas por parte dos seus clientes?

Com a nossa experiência ajudando empresas a gerenciar eficientemente as suas cobranças percebemos que em muitas delas ocorria que uma importante parte das vendas a serem cobradas eram faturas que haviam recebido reclamações por parte do cliente das quais não foram solucionadas rapidamente. Neste artigo compartilharemos os principais aspectos em ter em conta na hora de resolver reclamações de faturas por parte dos seus clientes.

Quando um dos seus clientes recebe uma fatura que acredita estar incorreta, o mesmo abre uma reclamação e aguarda uma resposta por parte da empresa.

As reclamações costumam ser erros internos em alguma parte do processo de solicitação, entrega da solicitação e emissão de fatura.

Alguns exemplos podem ser; que o valor de preços está equivocado, faturaram produtos/serviços com quantidades equivocadas, ou que alguns dos produtos entregues estava com defeito.

Isto gera atrasos nas cobranças dos clientes, e implica em um custo financeiro para a sua empresa (o custo de financiar os seus clientes).

A seguir repassaremos 3 aspectos resolutivos no tratamento de reclamações que recomendamos que incorpore a sua empresa.

 

Identificar as principais causas e como reduzir a quantidade de reclamações

O primeiro a ser feito é começar a medir a quantidade de faturas com reclamações de clientes, e classificá-las de maneira que possa identificar as principais causas e assim resolver internamente.

Por exemplo, suponhamos que comece a medir e descobre que 25% das faturas receberam alguma reclamação por parte do cliente, e que 40% delas deve-se pelo valor indevido. Nesse caso poderia revisar o processo de faturação e aprimorá-lo para que seja aprova deste tipo de falhas. Com isso você reduzirá os seus prazos de cobrança em 10% (o 40% de 25% das suas vendas).

 

Reduzir os tempos de resolução de reclamações

Quando um cliente realiza uma reclamação de uma fatura, está dizendo que tem vontade de pagá-la, mas que não o fará até obter uma resposta satisfatória pela reclamação citada, no qual o assunto agora é responsabilidade da sua empresa.

Quanto mais tempo você demore em dar uma resposta, mais tempo demorará em receber o pagamento.

Portanto, uma vez minimizada a quantidade de reclamações, o passo seguinte é minimizar o seu tempo de resolução.

Para isso você deverá garantir que tenha uma pessoa responsável para resoluções de reclamações, que estará encarregada de interagir com as áreas que correspondam para dar uma resposta ao cliente o mais rápido possível. É muito importante que esta pessoa tenha acesso rápido a lista de faturas com reclamações que o mesmo seja responsável.

Deverá medir os prazos de resoluções de reclamações, e garantir o aprimoramento neste aspecto. Ao contrário, pode ser que não esteja priorizando suficientemente o tratamento de reclamações.

 

Ajustar os objetivos de tempo da dívida de clientes

Por último, se a sua empresa tem objetivos estabelecidos para os prazos de cobranças, deverá tratar por separado aquelas faturas que tenham reclamações de clientes já que o atraso na cobrança destas vendas foi afetado por causas que não dependem das pessoas encarregadas pelas cobranças.

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