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Como medir a eficiência nas suas Cobranças?

Como medir a eficiência nas suas Cobranças?

Ao medir certos indicadores de cobranças, você não somente conseguirá entender o que está bem (ou mal) na sua empresa neste aspecto, senão que também poderá identificar as possíveis áreas de melhoria. Neste artigo te mostraremos quais são os indicadores de cobranças que deveria estar utilizando na sua empresa e o que fazer com base nos resultados obtidos.

Antes de começar a falar sobre os diferentes indicadores devemos aclarar que a utilidade de um indicador é de te auxiliar a tomar decisões continuamente com base na melhor informação possível. Para isso é importante que os indicadores possam ser calculados em tempo real e com muito pouco esforço. De pouco serve se demora dias de trabalho para coletar e processar a informação.

Por isso o primeiro a ter em conta ao medir a eficiência das cobranças é contar com sistemas de informação que permitam gerar relatórios e indicadores em tempo real.

Dito isto, os principais indicadores de eficiência nas cobranças são:

  • Prazo médio de Cobranças
  • Tempo médio da Dívida
  • Porcentagem da Dívida Vencida
  • Porcentagem de Clientes Gerenciados

Vamos ver cada um desses indicadores com maiores detalhes.

 

Prazo Médio de Cobranças (PPC)

Este indicador mede a média de dívidas que transcorrem entre a data de emissão das faturas e a data de pagamento dos clientes.

Aquelas empresas que realizam uma excelente gestão de cobranças tem um PPC inferior ao prazo determinado para que seus clientes paguem suas faturas.

É o indicador por excelência das cobranças, embora nem sempre possa ser medido, já que nem sempre há histórico de pagamentos como o que ocorre no caso de novos clientes onde indicador não pode ser calculado.

Medir o PPC é muito recomendado para aquelas empresas que contam com uma base de clientes recorrentes e que apenas uma pequena parte deles são novos clientes.

 

Tempo médio da Dívida

Este indicador mede a média de dias que transcorreu desde a data de emissão das faturas, ajudando-nos a entender quão antiga é a média de dívidas dos clientes.

Aquelas empresas que realizam uma excelente gestão de cobranças tem um Tempo Médio de Dívida inferior ao prazo determinado aos seus clientes para pagarem suas faturas.

Este indicador é ideal para aquelas empresas que vendem apenas uma vez aos seus clientes (sem clientes recorrentes), ou aquelas empresas que iniciaram operações recentemente e ainda não tem uma quantidade suficiente de faturas pagas pelos seus clientes.

 

Porcentagem da Dívida Vencida

Este indicador mede que porcentagem da dívida total dos clientes está vencida.

Este indicador nos ajudar a entender a margem para melhorar as cobranças da empresa. Se for inferior a 3%, então a margem para melhorar é pequena e poderá custar muito obter uma melhoria significativa. Ao contrário, se for superior a 10%, então a margem para melhorar pode ser importante e pode-se obter melhorias significativas com pouco esforço.

É recomendável que se mantenha abaixo de 5%, embora conforme a dinâmica de certas indústrias este valor pode variar.

Algumas empresas agregam um pouco mais de sofisticação ao indicador e medem a porcentagem da dívida dos clientes vencidas a mais de 30 dias e que ainda não tenham sido gerenciadas nos últimos 15 dias. Desta maneira agregam a análise não somente se a dívida está vencida, senão também se foi gerenciada ou não.

 

Porcentagem de Clientes Gerenciados

Os indicadores mencionados anteriormente nos ajudam a entender o que está bem (ou mal) nas cobranças da empresa, mas não nos diz nada sobre o esforço que a empresa realiza ao cobrar em tempo e maneira.

Por isso é muito importante medir a porcentagem de clientes com dívidas vencidas que foram gerenciadas há 30 dias ou menos.

Para calcular este indicador é necessário registrar as gestões que foram realizadas com os clientes.

Na maioria dos caros o recomendado é que este indicador se encontre acima dos 75%.

Algumas empresas medem além do mais, a porcentagem de valor da dívida vencida pertencente ao cliente que foram gerenciadas há menos de 30 dias. Desta maneira não somente buscarão que se gerencie a maior quantidade de clientes possíveis, senão que além do mais, procure gerenciar aqueles com as maiores dívidas.

Uma análise mais detalhada das gestões implicaria que as mesmas fossem tipificadas e assim poderia diferenciá-las conforme o tipo de gestão. Alguns exemplos de tipos de gestões são: compromisso de pagamento, contato não obtido, cliente não recebeu a fatura, cliente apresenta solicitação de fatura, não vive mais no domicílio. Sobre este assunto falaremos com maior profundidade em um artigo no futuro.

Por último, na hora de medir os indicadores de cobranças devemos ter em conta dois assuntos.

O primeiro é que o importante de um indicador não é somente o seu valor em um certo momento (a foto) senão também a sua evolução ao passar do tempo (o filme). A foto nos diz se estamos bem ou mal, e o filme nos diz se estamos melhorando ou não. Ambos assuntos são importantes.

O segundo ponto tem a ver com poder medir os indicadores a nível de toda a empresa, ao nível de um cliente em particular ou a nível dos clientes de um vendedor. Desta maneira, a análise que poderá ser feita será muito mais profunda e as decisões tomadas terão como base uma informação melhor.

 

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