No último dia 20 de novembro, organizamos um café da manhã de trabalho com Gerentes de Crédito e Cobrança de diferentes empresas. Nesse post compartilharemos as principais conclusões.
Participaram no evento os seguintes representantes das empresas: OLX, Biogénesis Bagó, Danone, Prestigio, DCN Tracking Solutions, Meridional Seguros, CenturyLink e Diaverum.
Durante o evento, os assistentes compartilharam suas opiniões e experiências em relação as melhores práticas de Gestão de Cobranças e os principais problemas enfrentados.
A seguir, compartilharemos um resumo dos assuntos mais repetidos e que tiveram maior consenso:
Muitas das empresas gerenciam suas cobranças com planilhas de Excel
A ferramenta obtida pelos executivos de cobrança são planilhas de Excel feitas por eles mesmos. Cada executivo monta a planilha conforme o seu critério, o que torna difícil unificar processos e obter relatórios. Além do mais, as planilhas não são uma ferramenta que permite monitoramento preciso e oportuno dos assuntos pendentes com os clientes, por exemplo, o monitoramento de promessas de pagamento.
Dificuldade para gerar relatórios
A informação se encontra dispersa nas planilhas e anotações de cada cobrador, no qual unificar essa informação resulta complexo e tedioso na hora de gerar relatórios para a gerência. Ao não contar com relatórios objetivos, dependemos do que cada cobrador diz e dificulta identificar os problemas e encontrar as oportunidades de aprimoramento.
Comunicados automáticos aos Clientes
A maioria dos participantes ressaltaram a importância de ter processos automatizados de envio de comunicações aos clientes para notifica-los sobre a nova dívida, ou solicitar a dívida vencida. Por um lado, isto libera mais tempo para a equipe de Cobrança, e por outro lado, garante que as gestões sejam realizadas em tempo e maneira.
Tratamento de Reclamações
Em algumas indústrias, uma das principais causas de problemas com as cobranças deve-se as reclamações e solicitações feitas pelos clientes, nas quais devem ser resolvidas para que o pagamento seja realizado. Estas reclamações podem se originar em problemas de faturação, produto ou entrega. Por isto é crítico que a empresa conte com processos internos que busquem reduzir ao mínimo este tipo de problemas.