As 5 soluções para um processo eficiente de cobrança

A Intiza já implementou o nosso Software para Gestão de Cobranças em centenas de clientes de diferentes tamanhos, indústrias e países. Com base nessa experiência identificamos os 5 pontos chaves para obter um processo eficiente de Cobranças.

Um aclaramento prévio: neste artigo nos referimos a negócios que emitem faturas aos seus clientes, os conceitos são igualmente aplicáveis a todos os tipos de negócios em que se gera um compromisso de pagamento futuro por parte de um cliente, como por exemplo, as parcelas de um empréstimo financeiro.

A seguir compartilharemos as 5 soluções para um processo eficiente de Cobranças.

 

1. Entender as cobranças como um processo que se inicia com a emissão da fatura

Muitas empresas começam a gerenciar as suas cobranças uma vez que a fatura esteja vencida. Esta é uma atitude reativa que atrasa os prazos para compreender os problemas, e, portanto, alonga os prazos de cobrança da empresa.

A Gestão de Cobranças começa no momento da emissão da fatura. Neste sentido, dizemos que uma gestão eficiente implica em ser proativos no lugar de reativos.

O primeiro que devemos fazer é analisar os processos internos da sua empresa e garantir que se estão cumprindo os seguintes pontos antes do vencimento da fatura:

• Foi realizada uma análise adequada do cliente no qual o crédito comercial foi determinado (antes de determinar)
• Que a data de vencimento para o pagamento esteja especificada na fatura
• Os conceitos faturados e os preços aplicados estejam corretos
• O cliente esteja conforme com os produtos recebidos ou serviços prestados
• Os processos foram cumpridos com o cliente para a realização do pagamento (registro de fornecedor, ordem de compra, etc.)
• O cliente tem a informação sobre as formas de pagamento
• A fatura enviada ao cliente foi emitida e o mesmo confirmou o recebimento

Se alguns destes pontos não foram cumpridos, então os prazos para cobrar se atrasará.

 

2. Implementar uma sequência de avisos e solicitações a clientes

Devemos definir uma série de avisos e solicitações a serem enviadas aos clientes na medida que o tempo passa e que as suas faturas continuam sem pagamentos.

Estes avisos/solicitações podem ser realizados via e-mail, telefone, cartas ou pessoalmente. Recomendamos seguir essa ordem na medida que passe o tempo.

Conceitualmente a sequência deveria ser:

• Notificar sobre uma nova fatura emitida
• Enviar aviso prévio ao vencimento
• Enviar solicitações posteriores ao vencimento
• Realizar ações com clientes com dívidas: suspender a conta, direcionar a agência de cobranças, ações legais, enviar para perdas, etc.

Recomendamos, além do mais, automatizar aquelas gestões que possam ser automatizadas, como o envio de e-mails, mensagens de texto (SMS) a clientes. Desta maneira otimizará o tempo da sua equipe de cobranças e garantirá que os avisos/solicitações sejam feitos da maneira e tempo corretos. Isto é algo que pode ser obtido com ferramentas como Intiza.

Pode encontrar mais informações sobre este ponto no nosso artigo: Como definir um esquema de avisos e solicitações automáticos aos clientes?

 

3. Priorizar os clientes ao gerenciar

Um dos aspectos mais importantes é conseguir que o tempo da equipe seja aplicado ao gerenciar aqueles clientes que tenham maior impacto nas cobranças. Ou seja, que tenha um mecanismo para priorizar os clientes ao gerenciar.

As empresas costumam priorizar em base o valor da dívida, o que é razoável, mas incompleto. Em Intiza recomendamos priorizar como base 3 critérios:

• Valor da dívida
• Tempo da dívida
• Dias que transcorreram desde a última gestão

 

4. Apoio de ferramentas informáticas para simplificar o trabalho de quem gerencia as cobranças

Na maioria das empresas a informação para gerencias as cobranças se encontra disseminadas em diferentes lugares: software contável, planilhas do Excel, notas em cadernos, tarefas no Outlook, etc.

Isto torna o trabalho de gerenciamento de Cobrança menos eficiente, já que se perde muito tempo para coletar a informação necessária para gerenciar um cliente.

Por isso é que devemos utilizar ferramentas informáticas que simplifiquem o nosso trabalho diário e nos ajude a ser mais eficiente. Especificamente, estas ferramentas devem ajudar:

• Priorizar os clientes a gerenciar
• Acessar rapidamente os dados de contato de um cliente, os detalhes da sua dívida e o histórico de gerenciamentos realizados com o mesmo
• Designar tarefas e enviar lembretes dos mesmos aos responsáveis

Além do mais, estas ferramentas devem permitir que os diferentes membros da equipe possam colaborar entre eles, ou seja, que todos possam visualizar os gerenciamentos que outros membros realizaram com clientes e as tarefas pendentes.

Intiza é um exemplo deste tipo de ferramenta.

 

5. Medir e melhorar as Cobranças

Todo processo de cobranças tem que ser medido e melhorado permanentemente. Para isso é importante que se gere relatórios em tempo real que possam demonstrar a evolução dos principais indicadores de cobranças.:

Em base nestes indicadores poderá diagnosticar o que vai bem (ou mal) nas cobranças da sua empresa, e identificar as áreas de melhora.

Os 4 indicadores básicos são:

• Prazo médio de Cobranças
• Tempo médio da Dívida
• Porcentagem da Dívida Vencida
• Porcentagem de Clientes gerenciados

Você pode encontrar mais informação sobre este ponto no nosso artigo: ¿Cómo medir la eficiencia de tus Cobranzas?